Khai trương hay còn gọi là Grand Opening là một trong những sự kiện quan trọng và không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Tổ chức lễ khai trương mang ý nghĩa tích cực, đánh dấu sự khởi đầu may mắn và thành công của doanh nghiệp về sau này. Ngoài ra, sự kiện khai trương còn mang yếu tố truyền thông mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng một cách nhanh nhất và giới thiệu, quảng bá sản phẩm, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.
Chính những ý nghĩa đó mà việc tổ chức lễ khai trương ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đầu tư bài bản, chi tiết nhằm giới thiệu hình ảnh công ty và khẳng định vị thế của doanh nghiệp.
Lễ khai trương là gì?
Lễ khai trương là cột mốc đầu tiên trong quá trình chuẩn bị ra mắt của doanh nghiệp, là khởi đầu đầy hứa hẹn cho sự phát triển, thịnh vượng về sau. Đây là sự kiện của doanh nghiệp để giới thiệu với đối tác, khách hàng, cộng đồng về sản phẩm hoặc dịch vụ mới và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác và khách hàng. Lễ khai trương thường bao gồm các hoạt động như chào đón, giới thiệu công ty và sản phẩm, tiệc buffet, trò chơi, hội thảo và các hoạt động giải trí khác.
Do đó yếu tố phong thủy là một phần không thể bỏ qua đối với quan niệm của người Á Đông nói chung và Việt Nam nói riêng. Tức là phải xem tên, tuổi, mệnh cách của người chủ doanh nghiệp hay người chủ cửa hàng như thế nào để chọn ngày tổ chức sao cho phù hợp. Để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi và hiệu quả, Meta Event tổng hợp thông tin về thời điểm và kịch bản tổ chức lễ khai trương cần nhớ cho quý khách.
Kế hoạch tổ chức lễ khai trương
Để buổi lễ khai trương diễn ra thành công và mang lại dấu ấn cho doanh nghiệp, thì chúng ta phải chuẩn bị một kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và chi tiết nhất từ nội dung concept, timeline, agenda chương trình cho đến việc chuẩn bị các thiết bị chạy sự kiện như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, lân sư rồng,vv… Đặc biệt, nội dung chương trình phải tạo được điểm nhấn, gây ấn tượng cho khách mời tham dự và thu hút sự quan tâm của các khách hàng.
- Xác định mục tiêu, lý do tổ chức lễ khai trương
Bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện là phải xác định mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới là gì. Từ đó sẽ dựa trên mục đích chính để triển khai các phần tiếp theo sao cho phù hợp với doanh nghiệp và thu hút nhiều khách hàng biết đến.
Đa số các doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương đều hướng đến mục đích chính là giới thiệu doanh nghiệp cùng sản phẩm, dịch vụ của mình đến các khách hàng. Đồng thời thể hiện tầm nhìn chiến lược kinh doanh sản xuất trong tương lai.
- Đối tượng hướng đến của buổi lễ khai trương
Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những đối tượng khách hàng khác nhau. Việc xác định đối tượng phù hợp với doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả của buổi lễ và đưa sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng một cách nhanh nhất.
Dựa vào việc xác định đối tượng khách hàng cũng góp phần xây dựng nội dung và chủ đề và của buổi lễ sát hơn với mong muốn của khách hàng.
- Ý tưởng và chủ đề của sự kiện khai trương
Khi đã xác định được mục tiêu của sự kiện, chúng ta sẽ tiến hành đưa ra các ý tưởng concept phù hợp với doanh nghiệp và đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Những ý tưởng sáng tạo, key moment là điểm nhấn giúp buổi lễ khai trương trở nên thú vị, thu hút khách mời và thể hiện sự khác biệt của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác.
Việc lựa chọn ý tưởng độc lạ, cũng là một điểm cộng giúp chương trình diễn ra thành công và ghi được dấu ấn trong lòng các khách mời tham dự cũng như mang yếu tố truyền thông mạnh, giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp một cách tự nhiên và hiệu quả nhất.
- Xác định thời gian và địa điểm
- Thời gian:
_ Việc lựa chọn thời gian – ngày diễn ra lễ khai trương vô cùng quan trọng. Theo quan niệm cha ông từ thời xa xưa, lựa chọn ngày, giờ đẹp để khai trương sẽ giúp cho việc kinh doanh sau này của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, suôn sẻ và phát đạt.
_ Để lựa chọn thời gian lễ khai trương, doanh nghiệp nên chọn ngày và giờ sao cho thu hút được nhiều khách mời đến tham dự và tránh những ngày xấu. Bạn có thể tự lựa chọn ngày theo mong muốn của mình hoặc nhờ đến các chuyên gia phong thủy xem tử vi và tư vấn chọn ngày đẹp, phù hợp với chủ doanh nghiệp.
- Địa điểm:
_ Bên cạnh lựa chọn thời gian tổ chức thì việc lựa chọn địa điểm khai trương cũng vô cùng quan trọng. Lựa chọn địạ điểm phù hợp sẽ giúp chương trình diễn ra thuận lợi, đồng thời thể hiện được quy mô cũng như tầm quan trọng của sự kiện đối với doanh nghiệp.
_ Thường thì các lễ khai trương đều sẽ diễn ra ngay tại chính nơi doanh nghiệp muốn khai trương. Do đó, chúng ta cần khảo sát địa điểm, đo đạc cẩn thận và chính xác để chuẩn bị cho quá trình thi công thiết kế và tổ chức, tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình diễn ra sự kiện.
- Kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện
Để thương hiệu doanh nghiệp được biết đến và tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau thì hoạt động marketing vô cùng cần thiết và quan trọng. Việc đẩy mạnh truyền thông giúp nâng cao giá trị hình ảnh của công ty, thúc đẩy thương hiệu phát triển và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Ngoài ra truyền thông mạnh cũng góp phần tạo chỗ đứng cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp được biết đến rộng rãi và phổ biến hơn.
Tùy vào quy mô của sự kiện khai trương ,chúng ta có thể sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình để giới thiệu về sự kiện và sản phẩm của doanh nghiệp.
- Quản lý rủi ro trong sự kiện
Trong bất kì các sự kiện lớn nhỏ thì đều chứa đựng những rủi ro trong đó. Các yếu tố : Con người, thời tiết, thiết bị, chi phí … đều có thể tiềm ẩn những nguy cơ gây nên rủi ro trong sự kiện. Chính vì vậy, việc tính toán được những rủi ro có thể xảy ra trong lúc tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được các biện pháp khắc phục kịp thời, chủ động trong mọi tình huống để sự kiện được diễn ra liên tục và suôn sẻ.
Triển khai kế hoạch tổ chức lễ khai trương
Sau khi lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương, để sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch vạch ra, chúng ta cần lên kịch bản, timeline chi tiết cho chương trình từ khâu thiết kế, chuẩn bị vật tư và thi công. Ngoài ra để sự kiện diễn ra thêm phần chỉnh chu và tránh những rủi ro không đáng có, chúng ta nên lên kịch bản chạy chương trình và kịch bản lời dẫn cho MC ( MC Script)
Tiến hành thi công, dàn dựng trang trí buổi lễ
- Bên ngoài khu vực lễ: treo banner, bandroll, cờ phướn, cờ lưu xung quanh khu vực lễ.
- Khu vực cổng chào và lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực lễ.
- Khu vực lễ: Lắp đặt bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
- Khu vực khai trương, khánh thành: Treo băng khánh thành, cột barie…
- Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế…
Chào đón khách mời
- Bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB. Gồm 3 nhóm. Nhóm 1 đón khách từ cổng và mời đến quầy tiếp tân. Nhóm 2 đứng ở quầy tiếp tân và cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách. Nhóm 3 đón tiếp khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak.t
- Bố trí nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe. Nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp.
- Màn hình LCD chiếu hình ảnh về công ty và các đối tác.
- Đội lân múa đón khách ở trước cổng.
- Kiểm tra liên tục tiến trình, các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng…
- Điểm lại danh sách khách mời cho MC. Và xác nhận xem khách đã đến đủ hay chưa.
Tiết mục văn nghệ
- MC ổn định khách và tuyên bố lý do của buổi lễ.
- Múa Lân – Sư – Rồng mở màn chúc mừng.
- Các tiết mục ca hát, múa nhảy làm nóng chương trình.
Khai mạc
- MC giới thiệu về đại biểu, khách quý, khách mời tham dự.
- Màn hình trình chiếu video quá trình thành lập và phát triển của công ty.
- MC mời lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và những lời chúc mừng.
- Nên có những phát biểu của các khách quý, người có ảnh hưởng công chúng. Để buổi lễ và sản phẩm có thể lan tỏa hơn đến khách hàng.
Cắt băng khai trương
- MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương.
- Nên có pháo hoa nổ hai bên hoặc bong bóng nổ.
- MC mời đại biểu lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng. PG mang khây sâm banh đến mời khách dùng.
Sau khi cắt băng khai trương, MC giới thiệu qua về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp thêm lần nữa. Và mời mọi người tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm. Cuối cùng là chiêu đãi khách với bữa tiệc nhẹ.
Kết thúc buổi lễ
- Chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời.
- Bố trí nhân sự tiễn khách ra xe, đón xe.
- Nên có quà tặng cho khách mời để gây thiện cảm và ấn tượng trong lòng họ hơn.
Công ty tổ chức sự kiện Meta Event
Không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng có nhiều kinh nghiệm tổ chức Lễ khai trương. Do đó quý công ty nên chọn một công ty tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm để giúp mình tổ chức một buổi lễ chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất
Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho các công ty tập đoàn và công ty lớn, Meta Event sẽ mang lại cho quý công ty một sự kiện hoành tráng và trọn vẹn nhất. Truyền tải thông điệp, thương hiệu của công ty đến nhiều khách hàng với giá thành cạnh tranh nhất.
Bằng tất cả nhiệt huyết và kinh nghiệm của mình; Meta Event luôn mong muốn mang đến cho quý khách giá trị dịch vụ tốt nhất với giá tối ưu nhất. Với đội ngũ tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp, luôn đổi mới sáng tạo. Cùng với trang thiết bị hiện đại, tối tân. Meta Event tự tin có thể thỏa mãn các yêu cầu của quý khách. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn và báo giá nhanh nhất.
CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN META [ META EVENT – SUPPLIER – TEAMBUILDING ]
- VPHN: Room 202 , Tầng 2 ,Tòa nhà 106, Ngõ 553, Đường Giải Phóng, P. Giáp Bát, Hà Nội
- Kho HN : Khu LK Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
- Email : infometa020724@gmail.com | Hotline: 0979.150.646
